Die beste Lösung gewinnt die Ausschreibung nicht automatisch

Warum entscheidet nicht die Qualität allein?

Jede Ausschreibung basiert auf einem Kriterienkatalog: Preis, Qualität, Referenzen, technische Eignung, manchmal Nachhaltigkeit oder Ausbildungsplätze. Jedes Kriterium erhält eine Gewichtung, meist in Prozent. Diese Gewichtung legt die Vergabestelle fest, lange bevor ein einziges Angebot eintrifft.

Das Problem: Bei vielen IT-Ausschreibungen macht der Preis 40 bis 60 Prozent der Bewertung aus. Qualitative Kriterien wie Lösungsarchitektur, Innovationsgrad oder langfristige Wartbarkeit fallen entsprechend leicht ins Gewicht. Ein Anbieter kann technisch die deutlich bessere Lösung präsentieren und trotzdem verlieren, weil zwei oder drei Prozentpunkte beim Preis mehr wiegen als der qualitative Vorsprung.

Das ist kein Fehler im System. Es ist das System. Und genau deshalb lohnt es sich für Vergabestellen, die eigene Kriteriengewichtung regelmässig zu hinterfragen insbesondere bei komplexen IT-Vorhaben, bei denen die günstigste Lösung selten die günstigste über die gesamte Lebensdauer ist.

 

Ein wiederkehrendes Muster

Wer Zuschlagsergebnisse auf der Beschaffungsplattform SIMAP über mehrere Jahre verfolgt, erkennt ein auffälliges Muster: Bei technisch komplexen IT-Ausschreibungen gewinnen überdurchschnittlich oft dieselben, etablierten Anbieter.

Das muss nicht bedeuten, dass Vergabeverfahren manipuliert sind. Meistens ist die Erklärung simpler: Wer grösser ist, hat mehr Referenzen im geforderten Format, mehr Personal für die Angebotserstellung und mehr Erfahrung mit genau den Formulierungen, die in Eignungskriterien verlangt werden. Kleinere, spezialisierte Anbieter mit der technisch passenderen Lösung fallen so strukturell zurück – nicht wegen schlechterer Arbeit, sondern wegen der Spielregeln.

 

Wo Vergabestellen unbewusst Wiederholung einbauen

Drei typische Stellschrauben, an denen sich das ändern lässt: 

Erstens, die Referenzanforderungen. Wer drei Referenzprojekte «vergleichbarer Grösse» verlangt, schliesst kleinere, aber fachlich einschlägige Anbieter faktisch aus – unabhängig von deren technischer Eignung.

Zweitens, die Kriteriengewichtung. Ein Preisanteil von über 50 Prozent bei einem mehrjährigen IT-Projekt bewertet kurzfristige Kosten höher als langfristigen Nutzen. Wartungsaufwand, Erweiterbarkeit und Ausstiegsszenarien bleiben oft unbewertet.

Drittens, das Format des Lastenhefts. Ein Lastenheft, das jedes technische Detail vorschreibt statt das gewünschte Ergebnis zu beschreiben, bevorzugt Anbieter, die bereits genau diese Lösung im Portfolio haben – nicht jene mit der innovativsten Antwort auf das eigentliche Problem.

 

Was Vergabestellen konkret ändern können

Wer als Vergabestelle mehr Wettbewerb und bessere Lösungen will, kann an mehreren Punkten ansetzen: die technische Bewertung vor der Preisöffnung abschliessen, damit die Qualitätsbeurteilung nicht unbewusst vom Preis beeinflusst wird; Referenzanforderungen nach fachlicher Relevanz statt nach Projektgrösse gewichten; und Lastenhefte funktional statt technisch im Detail spezifizieren, damit auch unkonventionelle, aber passende Lösungen eine faire Chance erhalten.

Keiner dieser Schritte verändert das Vergaberecht. Sie verändern nur, wie eine Vergabestelle innerhalb des bestehenden Rechtsrahmens ihre eigenen Kriterien gestaltet – mit direktem Einfluss darauf, wer am Ende den Zuschlag erhält.

 

Häufig gestellte Fragen

Was sind Zuschlagskriterien?

Zuschlagskriterien sind die von der Vergabestelle im Voraus festgelegten und gewichteten Massstäbe, nach denen Angebote in einer öffentlichen Ausschreibung bewertet werden – typischerweise Preis, Qualität, Referenzen und technische Eignung.

Muss bei einer öffentlichen Ausschreibung immer das günstigste Angebot gewinnen?

Nein. Das Vergaberecht schreibt nicht das günstigste, sondern das wirtschaftlich günstigste Angebot vor. Wie stark der Preis dabei gewichtet wird, legt die Vergabestelle selbst über die Zuschlagskriterien fest.

Wie können Vergabestellen ihre Zuschlagskriterien fairer gestalten?

Indem sie Referenzanforderungen an fachlicher Relevanz statt an Projektgrösse ausrichten, den Preisanteil bei komplexen IT-Projekten reduzieren und Lastenhefte funktional statt technisch detailliert formulieren.

Was hat das mit dem Schweizer Vergaberecht zu tun?

Das Bundesgesetz über das öffentliche Beschaffungswesen (BöB) und die harmonisierten kantonalen Regelungen (IVöB) geben den rechtlichen Rahmen vor, lassen Vergabestellen aber erheblichen Spielraum bei der konkreten Ausgestaltung der Zuschlagskriterien.