Die KI ist neu im Team

Rückfragen stellt eine KI selten. Fehlt ihr eine Angabe, nimmt sie das Naheliegende an und schreibt weiter, und die Annahme steht danach im Ergebnis, ohne dass jemand sie bestellt hat. Anthropic rät deshalb, ausdrücklich zu verlangen, was man will, statt darauf zu hoffen, dass das Modell es aus einer vagen Anweisung erschliesst.
Einen einfachen Test schlägt die Anleitung gleich mit vor: die Anweisung einer Kollegin zeigen, die von der Aufgabe wenig weiss. Wäre sie verwirrt, ist es die KI auch.
Hilfreich ist ausserdem der Grund hinter einer Anweisung. Statt «Verwende nie Auslassungspunkte» schreibt man besser, dass der Text von einer Sprachausgabe vorgelesen wird und diese Auslassungspunkte nicht aussprechen kann. Mit dem Grund kann die KI auch Fälle richtig lösen, an die man beim Schreiben nicht gedacht hat; Anthropic zeigt das in seiner Anleitung an genau diesem Beispiel.

Ziel: Wofür wird das Ergebnis gebraucht, und wer liest es? Eine Zusammenfassung für die Geschäftsleitung sieht anders aus als eine für das Team, das am Montag damit weiterarbeitet. Ein Satz dazu genügt oft schon.
Material: Die KI kennt weder das letzte Protokoll noch den Vertrag noch die Mail der Kundin. Wer das Dokument mitgibt, bekommt eine Antwort, die sich darauf stützt, wie schon der Beitrag «Klingt richtig. Stimmt es auch?» gezeigt hat. Bei mehreren Dokumenten lohnt sich ein Satz dazu, welches wofür da ist, etwa ‹Das alte Protokoll zeigt die Form, die Notizen liefern den Inhalt›. Personendaten bleiben dabei draussen, soweit die Aufgabe sie nicht braucht; mehr dazu im Beitrag über private und geschäftliche Konten.
Massstab: Woran erkennt man, dass das Ergebnis gut ist? Eine Seite lang, in Du-Form, mit den offenen Punkten zuerst. Noch genauer als jede Beschreibung ist ein Beispiel. Anthropic nennt Beispiele eines der verlässlichsten Mittel, um Form, Ton und Aufbau einer Antwort zu steuern, und ein gelungenes Protokoll vom letzten Monat sagt der KI mehr als drei Sätze darüber, wie eines aussehen soll.

Sven:«Aufgaben für die KI schreibe ich so auf, wie ich sie einer neuen Kollegin übergeben würde: wofür das Ergebnis ist, welche Unterlagen dazugehören und woran ich merke, dass es fertig ist. Fehlt einer dieser Punkte, füllt die KI die Lücke mit einer Annahme.»

Verbote wirken schwächer als Wünsche. Anthropic empfiehlt, statt «Keine Aufzählungen» zu beschreiben, wie der Text aussehen soll, zum Beispiel als zusammenhängende Absätze. Die KI muss dann nicht erraten, was an die Stelle des Verbotenen treten soll.
Auch die Form der eigenen Anweisung färbt laut derselben Anleitung ab. Wer der KI eine Liste mit Stichworten schickt, bekommt eher Stichworte zurück, und wer in ganzen Sätzen schreibt, eher Fliesstext.
Lange Unterlagen gehören an den Anfang, die eigentliche Frage ans Ende. In Tests von Anthropic hat diese Reihenfolge die Qualität der Antworten um bis zu 30 Prozent verbessert, vor allem bei mehreren umfangreichen Dokumenten. Bei langen Texten hilft ausserdem die Bitte, zuerst die passenden Stellen wörtlich zu zitieren und erst dann zu antworten.
Passt das Ergebnis trotzdem nicht, lohnt es sich, die Anweisung zu verbessern statt nur die Antwort. Wer der KI sagt, was am Entwurf fehlt, und den Grund dazu, bekommt einen besseren zweiten Entwurf. Die verbesserte Anweisung taugt beim nächsten Mal als Vorlage.

Bewährte Übergaben lohnt es sich aufzubewahren. Mit Platzhaltern für das, was sich jedes Mal ändert, wird daraus eine Vorlage, die auch Kolleginnen und Kollegen nutzen können, ohne sie selbst erfinden zu müssen. In der Umfrage, die Batix im Juli 2026 im eigenen Team gemacht hat, standen genau solche Vorlagen weit oben auf der Wunschliste.
Vorlagen ersetzen das Mitdenken nicht. Jede Aufgabe hat ihre Eigenheiten, und die gehören jedes Mal in die Übergabe, wie bei einer Kollegin, die die Abläufe inzwischen kennt, den neuen Kunden aber noch nicht.