KI liest das Lastenheft. Unterschreiben müssen Sie

Wo im Angebotsprozess wirklich Zeit gespart werden kann

Erstens: Unterlagen sichten. Ein KI-Tool erfasst ein umfangreiches Lastenheft sehr schnell und liefert eine erste Gliederung und Übersicht über den Inhalt. Das ist der Schritt mit dem besten Verhältnis von Aufwand zu Ertrag, weil das Ergebnis sofort überprüfbar ist. Die Frage ob die Ausschreibung überhaupt zum Unternehmen und dem eigenen Leistungskatalog passt, lässt sich in dem Schritt häufig schon beantworten.

Zweitens: Anforderungen extrahieren. Eignungskriterien, geforderte Referenzen, Muss- und Kann-Kriterien, Fristen, Formvorschriften und Beilagenpflichten werden aus dem Fliesstext herausgelöst und in eine bearbeitbare Liste überführt. Hier liegt ein zweiter grosser Hebel. Das Team das die Ausschreibung bearbeitet erhält eine Abgabe-Checkliste anhand derer die Ausschreibung erarbeitet werden kann. So können gerade Formfehler wie vergessene Beilagen verhindert werden.

Hat man sein KI Tool auch noch auf Ausschreibungen »trainiert«, kann es die wichtigsten Eckpunkte erfassen, auswerten und challengen ob es sich überhaupt lohnt die Ausschreibung weiter zu bearbeiten. Schliesslich bedeutet eine Ausschreibung auch mit KI Unterstützung einen grossen Aufwand und bindet Ressourcen.

Drittens: Angebotsentwurf. Richtig »trainiert« liefert eine gute KI heute problemlos den Rahmen eines Angebots. Die optische Gestaltung und wiederkehrende Elemente wie AGB sind kein Problem. Der eigentliche Inhalt ist da definitiv die grössere Herausforderung. Ein KI-Entwurf entlang der geforderten Gliederung liest sich meistens flüssig und ist inhaltlich austauschbar. Künstliche Intelligenz haben eine Art Texte zu schreiben, die nicht menschlich ist und nicht nur vom geübten Leser schnell als solcher identifiziert wird. Auch hier gibt es Mittel und Wege die KI zu »trainieren« um das zu verbessern. Doch ohne Menschliche Überarbeitung und ganz wichtig Faktenprüfung darf ein KI Text nicht in ein Angebot wandern, dass zum Kunden geht.

Viertens: Prüfung und Freigabe. Die KI ist mittlerweile recht gut Widersprüche und Lücken aufzudecken. Ein Angebot und alle Beilagen gegen die Ausschreibung gegenzuchecken, da kann eine KI sehr nützlich sein. Hier sollte man jedoch auch sehr vorsichtig sein. Manche KI neigen zum Übertreiben und verrennen sich gerne in irrelevante Details. Ohne einen erfahrenen Verkäufer oder Anforderungsanalyst verschwendet man an der Stelle gerne viel Zeit für wenig Ertrag.

"Durch den gezielten Einsatz von künstlicher Intelligenz sind wir als kleines Unternehmen in der Lage an mehr Ausschreibungen teilzunehmen. Früher mussten wir uns genau überlegen, ob es sich lohnt 80, 160 oder noch mehr Stunden in eine Ausschreibung mit ungewissen Ausgang zu investieren. Dank KI konnten wir die notwendige Zeit drastisch reduzieren." - Dirk Apel Geschäftsführer Batix

Datenschutz und Geschäftsgeheimnisse

Das Thema Datenschutz wird häufig auf US-Tool heikel, EU-Tool gut reduziert. Die Betrachtung geht komplett an der Praxis vorbei.

Beim Datenschutz ist Art. 16 Abs. 1 des Datenschutzgesetzes relevant: Personendaten dürfen ohne zusätzliche Garantien ins Ausland bekannt gegeben werden, wenn der Empfängerstaat ein angemessenes Datenschutzniveau aufweist. Welche Staaten das sind, legt der Bundesrat in Anhang 1 der Datenschutzverordnung fest. Die USA - wo die meisten KI Anbieter ihren Sitz haben - steht auf der Liste drauf. Allerdings gilt das nur für Unternehmen, die nach dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert sind.

Wer Ausschreibungsunterlagen direkt in ChatGPT oder Claude gibt, kann sich nicht auf die Angemessenheitsliste des Bundesrats berufen, sondern arbeitet auf Basis von Standardvertragsklauseln – und muss die Transferrisiken selber beurteilen und dokumentieren. In der Praxis heisst das ganz konkret: Auftragsbearbeitungsvertrag abschliessen, den es nur in den Geschäftstarifen gibt und genau prüfen ob die Betroffenen zugestimmt haben, dass Personendaten mit der KI bearbeitet werden.

Wer diesen Aufwand nicht leisten will, bezieht dieselben Modelle über eine zertifizierte Plattform wie Azure oder AWS Bedrock und ist bei der Transfergrundlage auf der sicheren Seite.

Umgekehrt gilt: Ein europäischer Anbieter ist nicht automatisch unbedenklich. Der Serverstandort erledigt weder die Auftragsbearbeitungsvereinbarung noch die Frage, ob Ihre Eingaben zum Training verwendet werden. Beides steht in den Vertragsbedingungen und hat nichts mit dem Sitz des Unternehmens zu tun.

Vor dem ersten Upload lohnen sich deshalb drei Abklärungen, in dieser Reihenfolge:

1.      Was steht in der Vertraulichkeitsklausel der Ausschreibung selbst? Viele Vergabestellen regeln den Umgang mit den abgegebenen Unterlagen explizit. Diese Klausel geht Ihrer eigenen Tool-Wahl vor.

2.      Habe ich als Unternehmen eine Auftragsbearbeitungsvereinbarung mit dem KI Anbieter, die den Anforderungen des revidierten DSG genügt?

3.      Werden Eingaben zum Training verwendet, und lässt sich das vertraglich oder per Konto-Einstellung ausschliessen?

Datenschutz ist das eine Geschäftsgeheimnisse sind das andere. Kalkulationsgrundlagen, Referenzprojekte mit Kundennamen, Entscheidungsgrundlagen zur Angebotsstrategie - will ich das wirklich mit einem Drittanbieter teilen?

Wer »private« KI Accounts und Abos die nicht in die Unternehmenskategorie fallen für Ausschreibungen nutzt, steht per-se auf sehr dünnem Eis.

Europäische Alternativen, und die Lage hat sich verschoben

Als europäische Alternativen zu den amerikanischen Anbietern haben wir unseren Kunden häufig Mistral AI aus Frankreich empfohlen. Mitte 2025 war Mistral noch eine gute Alternative. Mistral entwickelt weiter offene Modelle und baut eigene Rechenzentren, spielt 2026 bei der Spitzenqualität aber nicht mehr auf Augenhöhe mit Anthropic oder OpenAI

Für Schweizer Anbieter ist ohnehin die nähere Option interessanter. Mit Apertus existiert seit September 2025 ein vollständig offenes Sprachmodell aus der Schweiz, entwickelt von EPFL, ETH Zürich und dem Supercomputing-Zentrum CSCS, veröffentlicht unter Apache-2.0-Lizenz in den Grössen 8 und 70 Milliarden Parameter. Dazu kommen Schweizer Cloud-Anbieter wie Infomaniak, die Modelle mit Datenhaltung in der Schweiz betreiben.

Die Realität ist jedoch, dass Apertus bei der reinen Textqualität nicht in derselben Liga wie die grossen kommerziellen Modelle spielt. Für das Extrahieren von Anforderungen aus einem Lastenheft muss es das auch nicht. Für den Angebotsentwurf schon eher – und dort werden Sie den Unterschied merken.

Infomaniak - wie auch andere Anbieter - hosten Modelle auf ihren Servern die über Tools angebunden werden können. Das wird schnell technisch und benötigt ein strategisches IT Projekt im Unternehmen, wie KI eingesetzt werden soll. Im Rahmen eines solchen Projekts kann Infomaniak und sein AI Angebot eine gute Wahl sein - auch wenn denn auf den Servern von Infomaniak effektiv Amerikanische oder chinesische Modelle laufen.

"Wir vergleichen ständig die verfügbaren Angebote und deren Möglichkeiten. Der Markt der KI ist ständig in Bewegung. Gerade im August 2026 hat Alibaba das Modell Qwen 3.8 veröffentlicht dass eine sehr gute Qualität auf einer handelsüblichen Desktop Grafikkarte bietet." - Dirk Apel Geschäftsführer Batix

Agenten verschieben die Verantwortung nach vorne

Ein KI-Agent verkettet mehrere Schritte selbstständig: Unterlagen scannen, Anforderungen extrahieren, daraus direkt einen Entwurf erstellen, ohne manuellen Eingriff dazwischen. Das spart Zeit, verschiebt aber auch die gesamte Steuerung des Ablaufs an den Anfang, nämlich in die Eingabe.

Der Prompt entscheidet über das Ergebnis. «Fasse dieses Lastenheft zusammen» liefert eine generische Zusammenfassung. Ein Prompt, der die Zuschlagskriterien samt Gewichtung, die eigene Positionierung und die geforderte Gliederung mitgibt, liefert ein Gerüst, mit dem sich arbeiten lässt. Der Unterschied liegt selten im Tool.

Die grosse Gefahr im Umgang mit KI Tools ist die menschliche Bequemlichkeit. Ein Agent produziert in wenigen Minuten vierzig Seiten. Es ist menschlich, dass die vierzig Seiten dann nicht mit derselben Sorgfalt gelesen werden, wie wenn sie selbst geschrieben worden wären. Wer den Zeitgewinn vollständig einstreicht, statt einen Teil davon in die Prüfung zurückzustecken, reicht am Ende ein Dokument ein, das er selber nicht kennt und das nicht nur voller Fehler sein kann sondern mit grosser Wahrscheinlichkeit ist.

Was das für die Vergabestellen heisst

Je mehr Anbieter KI-gestützt arbeiten, desto ähnlicher werden Form und Struktur der eingereichten Angebote. Vollständig, gut gegliedert, sprachlich sauber – und untereinander kaum noch unterscheidbar. Die schriftliche Form verliert damit als Bewertungsgrundlage an Aussagekraft.

Unsere Empfehlung an Vergabestellen ist deshalb schlicht: Verlagern Sie Gewicht auf Formate, die sich nicht vorformulieren lassen. Konkrete, projektspezifische Rückfragen in der Präsentation. Kurze auf ihr Ausschreibungsobjekt ausgerichtete Konzepte. Ein kurzes Fachgespräch mit den namentlich offerierten Schlüsselpersonen statt nur mit der Verkaufsseite.

Fazit

Die interessante Veränderung ist nicht, dass Angebote besser werden, sondern sie werden gleichförmiger. Für Anbieter heisst das, dass der Vorsprung dorthin wandert, wo KI nicht hinkommt: in die Lösungsidee, in die Referenzen, in die Personen. Für Vergabestellen heisst es, dass sie ihre Bewertungsraster darauf einstellen müssen, sonst bewerten sie in ein paar Jahren vor allem Textqualität.