KI, Nachhaltigkeit, neues Vergaberecht: Worauf sich Vergabestellen einstellen müssen

Vor ein paar Jahren war eine Ausschreibung relativ einfach zu bewerten: Wer am günstigsten war und die Mindestanforderungen erfüllte, bekam den Zuschlag. Diese Rechnung geht heute nicht mehr auf. Seit der Totalrevision des Beschaffungsrechts zählt nicht mehr das wirtschaftlich günstigste, sondern das vorteilhafteste Angebot. Dazu kommen gesetzlich verankerte Nachhaltigkeitskriterien und der zunehmende Einsatz von künstlicher Intelligenz bei Anbietern wie bei Vergabestellen selbst. Wer eine Ausschreibung heute noch nach dem Muster von vor fünf Jahren aufsetzt, tut sich damit keinen Gefallen.

Das Vergaberecht verlangt heute mehr als den tiefsten Preis

Seit dem 1. Januar 2021 ist das revidierte Bundesgesetz über das öffentliche Beschaffungswesen (BöB) in Kraft, die Kantone folgen seither über die revidierte Interkantonale Vereinbarung (IVöB), je nach Kanton mit unterschiedlichem Tempo. Der wichtigste Systemwechsel steckt in einem einzigen Wort: Der Zuschlag geht nicht mehr an das wirtschaftlich günstigste, sondern an das vorteilhafteste Angebot (Art. 41 BöB/IVöB). Nachhaltigkeit ist dabei explizit als Gesetzesziel verankert, nicht als freiwillige Kür.

Für Vergabestellen heisst das: mehr Ermessensspielraum bei der Gewichtung der Kriterien und mehr Verantwortung, diese Gewichtung im Vergabeentscheid auch zu begründen. Gerichtsurteile, an denen sich die Praxis orientieren könnte, gibt es zum neuen Recht bisher nur wenige. Wer eine Ausschreibung nach den neuen Regeln aufsetzt, bewegt sich also streckenweise auf Neuland. Das macht Sorgfalt bei der Kriterienwahl wichtiger als früher, nicht weniger.

Nachhaltigkeit gehört in die Leistungsbeschreibung, nicht erst in die Bewertung

Viele Vergabestellen denken bei Nachhaltigkeit zuerst an die Zuschlagskriterien, an den Prozentpunkt, den ein Umweltlabel am Ende bringt. Das greift zu kurz. Nachhaltigkeit lässt sich an mehreren Stellen im Verfahren verankern, am wirksamsten aber schon in der Leistungsbeschreibung: als Mindestanforderung an Umweltstandards, mit Blick auf Kreislaufwirtschaft und Rezyklierbarkeit, oder über Energieeffizienzklassen. In den technischen Spezifikationen lassen sich anerkannte Labels wie ISO 14001 referenzieren – immer mit dem Zusatz »oder gleichwertig«, sonst wird die Ausschreibung diskriminierend. Bei den Ausführungsbedingungen kommen soziale Standards und CO₂-Aspekte in der Lieferkette dazu. Erst in den Zuschlagskriterien selbst geht es dann um Lebenszykluskosten oder eine Umweltbilanz, die tatsächlich bewertet wird.

Der Grund für diese Reihenfolge ist einfach: Was erst als Zuschlagskriterium auftaucht, ist verhandelbar und wird gegen den Preis abgewogen. Was in der Leistungsbeschreibung steht, muss jeder Anbieter erfüllen. Wichtig bleibt die Verhältnismässigkeit. Nachhaltigkeitsanforderungen müssen sachlich begründet und diskriminierungsfrei sein, und nicht jedes in der Schweiz gebräuchliche Kriterium lässt sich in einem Verfahren nutzen, das dem GPA-Abkommen untersteht.

Künstliche Intelligenz verändert, wie Ausschreibungen entstehen und beantwortet werden

Auf der Anbieterseite ist der Effekt schon spürbar. Wo die Analyse einer umfangreichen Ausschreibungsunterlage früher mehrere Tage manuelle Prüfung gekostet hat, liefert ein KI-gestütztes Tool heute in wenigen Minuten eine strukturierte Übersicht über Fristen, Anforderungen und kritische Punkte. Das heisst nicht, dass die Angebote automatisch besser werden. Aber die formale Bearbeitung wird schneller, und mehr Anbieter können sich die Teilnahme an einer Ausschreibung überhaupt leisten.

Für Vergabestellen bedeutet das zweierlei. Erstens: Ein professionell strukturiertes Angebot ist kein verlässliches Signal mehr dafür, dass der Anbieter die Aufgabe tatsächlich verstanden hat, KI-gestützte Textbausteine können auch dort glatt klingen, wo inhaltlich wenig dahintersteckt. Fragen, die auf das konkrete Projekt zielen statt auf allgemeine Kompetenz, werden dadurch wichtiger. Zweitens: Auch Vergabestellen selbst können KI einsetzen, etwa um eingereichte Unterlagen automatisiert auf formale Vollständigkeit zu prüfen und damit Ausschlussrisiken auf beiden Seiten zu reduzieren.

Was das für die nächste Ausschreibung konkret bedeutet

Ein häufiges Muster: Vergabestellen spezifizieren aus Unsicherheit lieber zu genau statt zu offen. Wer eine exakte technische Lösung vorschreibt statt das gewünschte Ergebnis zu beschreiben, verhindert damit genau die innovativen Angebote, die der neue Qualitätswettbewerb eigentlich fördern soll und riskiert am Ende eine teurere Lösung, weil sich niemand traut, von der Vorgabe abzuweichen.

Funktionale statt technische Ausschreibungen sind deshalb kein Nice-to-have, sondern die logische Konsequenz aus dem neuen Vergaberecht. Wer beschreibt, welches Problem gelöst werden soll, statt wie es zu lösen ist, bekommt mehr vergleichbare, aber unterschiedliche Lösungsansätze und damit tatsächlich etwas zu bewerten. Dazu gehört auch, im Lastenheft zu erklären, warum eine Anforderung besteht, nicht nur, dass sie besteht. Diese Begründung hilft Anbietern, sinnvolle Alternativen vorzuschlagen, statt stur nach Vorgabe zu liefern.

Wer sich zusätzlich schon vor der einzelnen Ausschreibung mit der eigenen Beschaffungsstrategie auseinandersetzt, was wird wann und in welchem Umfang gebraucht –, reduziert damit auch die Zahl der Verfahren, die überhaupt nötig sind.

Fazit

Qualitätswettbewerb, Nachhaltigkeit und KI wirken auf den ersten Blick wie drei separate Baustellen. Sie hängen aber zusammen: Wer Nachhaltigkeit erst in der Bewertung nachträgt statt sie in der Leistungsbeschreibung zu verankern, hat am Ende ohnehin ein Zuschlagskriterium ohne Substanz. Und wer Angebote nur noch danach beurteilt, wie professionell sie formuliert sind, wird von KI-gestützter Textproduktion zunehmend getäuscht. Die Vergabestellen, die das neue Recht am besten nutzen, sind die, die ihre Ausschreibung als Ganzes neu denken – nicht die, die einzelne Kriterien nachrüsten.

Häufig gestellte Fragen

Was bedeutet der Wechsel vom «wirtschaftlich günstigsten» zum «vorteilhaftesten» Angebot konkret?

Bis Ende 2020 musste im Grundsatz das wirtschaftlich günstigste Angebot den Zuschlag erhalten, was den Preis faktisch privilegierte. Seit der Revision (Art. 41 BöB/IVöB) entscheidet das vorteilhafteste Angebot im Rahmen einer Gesamtwürdigung aller Kriterien. Vergabestellen erhalten dadurch mehr Spielraum, Qualität, Nachhaltigkeit oder Lebenszykluskosten stärker zu gewichten, müssen diese Gewichtung im Vergabeentscheid aber auch nachvollziehbar begründen.

Wie lässt sich Nachhaltigkeit in einer Ausschreibung rechtssicher verankern?

Am wirksamsten in der Leistungsbeschreibung, ergänzt durch technische Spezifikationen mit Labels («oder gleichwertig»), Ausführungsbedingungen zu sozialen Standards und erst am Ende, Zuschlagskriterien wie Lebenszykluskosten. Wichtig ist die Verhältnismässigkeit: Anforderungen müssen sachlich begründet, diskriminierungsfrei und im Verhältnis zum Auftragswert stehen.

Welche Rolle spielt künstliche Intelligenz aktuell in Ausschreibungsverfahren?

Anbieter nutzen KI zunehmend, um umfangreiche Ausschreibungsunterlagen schneller zu analysieren und Angebote effizienter zu strukturieren. Für Vergabestellen heisst das: Ein glatt formuliertes Angebot ist kein Beleg für inhaltliches Verständnis mehr. Gleichzeitig können auch Vergabestellen selbst KI für die formale Prüfung eingereichter Unterlagen einsetzen.

Müssen alle Kantone das neue Vergaberecht gleich umsetzen?

Der Bund wendet das revidierte BöB seit dem 1. Januar 2021 an. Die Kantone folgen über die revidierte IVöB, deren Beitritt jeder Kanton einzeln regelt, das Tempo der Umsetzung unterscheidet sich deshalb je nach Kanton.