Lohnt sich der Aufwand? Was eine öffentliche Ausschreibung wirklich kostet

Eine öffentliche Ausschreibung kostet niemanden etwas – ausser den Anbietern, die sie beantworten. Das ist die stille Annahme vieler Vergabestellen. Sie stimmt nicht, und sie hat Folgen, die am Ende auch die Vergabestelle selbst zu spüren bekommt.

Was kostet die Teilnahme an einer Ausschreibung wirklich?

Bei Batix rechnen wir das nach, statt es zu schätzen: Eine durchschnittliche öffentliche IT-Ausschreibung bindet rund 124 Arbeitsstunden, verteilt auf Angebotserstellung, Klärung von Rückfragen, Zusammenstellung von Referenzen, technische Konzeption und Kalkulation. In Franken umgerechnet entspricht das einem Aufwand von rund CHF 15'600 bis 18'000 – pro Ausschreibung, unabhängig vom Ausgang.

Diese Zahl ist keine Ausnahme für besonders komplexe Verfahren. Sie ist der Regelfall bei mittelgrossen IT-Ausschreibungen im öffentlichen Sektor. Und sie fällt für jeden ernsthaften Anbieter an, der sich beteiligt – egal ob er am Ende den Zuschlag erhält oder nicht.

Wer trägt diesen Aufwand am Ende?

Kurzfristig trägt ihn der Anbieter. Mittelfristig trägt ihn der Markt und damit indirekt auch die Vergabestelle. Anbieter, die wiederholt Ausschreibungen ohne Zuschlag beantworten, kalkulieren diesen Aufwand langfristig in ihre Preise ein. Wer als Vergabestelle unnötig aufwendige, überkomplexe oder unklar formulierte Ausschreibungen veröffentlicht, treibt damit indirekt die durchschnittlichen Angebotspreise im eigenen Markt nach oben.

Es gibt einen zweiten, direkteren Effekt: Ab einem gewissen Aufwand-Nutzen-Verhältnis verzichten kleinere, spezialisierte Anbieter auf die Teilnahme. Für sie lohnt sich das Risiko von CHF 15'000 bis 18'000 Aufwand ohne Zuschlagsgarantie schlicht nicht im gleichen Mass wie für grössere Anbieter mit mehr Kapazität. Die Vergabestelle erhält am Ende weniger Angebote und häufiger dieselben Absender.

Warum das für Vergabestellen relevant ist

Wer als Vergabestelle den Kreis ernsthafter Anbieter erweitern will, sollte den Aufwand kennen, den die eigene Ausschreibung verursacht. Lange, technisch überspezifizierte Lastenhefte, unklare Bewertungskriterien oder unverhältnismässige Referenzanforderungen erhöhen den Aufwand, ohne die Angebotsqualität zu verbessern. Sie filtern in erster Linie jene Anbieter heraus, die sich diesen Aufwand nicht leisten können oder wollen – nicht jene mit der schlechteren Lösung.

Eine klar strukturierte, funktional statt technisch formulierte Ausschreibung reduziert den Aufwand auf beiden Seiten: für Anbieter bei der Erstellung, für die Vergabestelle bei der Bewertung vergleichbarer, klar strukturierter Angebote.

Wann lohnt sich die Teilnahme für Anbieter und wann nicht?

Aus Anbietersicht lohnt sich die Teilnahme dort, wo die eigene Erfolgswahrscheinlichkeit den Aufwand rechtfertigt: bei guter fachlicher Passung, realistischen Eignungskriterien und einer Ausschreibung, die nicht erkennbar auf einen bestimmten Anbieter zugeschnitten ist. Wo diese Faktoren fehlen, ist der Verzicht auf die Teilnahme oft die wirtschaftlich vernünftigere Entscheidung – so unbefriedigend, das für eine Vergabestelle klingen mag, die sich mehr Wettbewerb wünscht.

Häufig gestellte Fragen

Wie hoch ist der durchschnittliche Aufwand für ein Angebot bei einer öffentlichen IT-Ausschreibung?

Nach unserer eigenen Erfahrung rund 124 Arbeitsstunden und CHF 15'600 bis 18'000 pro Ausschreibung, unabhängig vom Ausgang.

Was sind die grössten Kostentreiber bei der Angebotserstellung?

Vor allem die Klärung von Rückfragen, die Zusammenstellung passender Referenzen, die technische Konzeption sowie die Kalkulation – insbesondere bei technisch überspezifizierten Lastenheften.

Warum sollten Vergabestellen den Aufwand für Anbieter kennen?

Weil unverhältnismässiger Aufwand kleinere, spezialisierte Anbieter von der Teilnahme abhält und dadurch den Wettbewerb und die Angebotsqualität für die Vergabestelle selbst verringert.

Wie können Vergabestellen den Aufwand senken, ohne Qualität zu verlieren?

Durch funktional statt technisch detailliert formulierte Lastenhefte, klare und verhältnismässige Referenzanforderungen sowie transparente, nachvollziehbare Zuschlagskriterien.