Systemische Hürden: Warum es kleine Anbieter besonders schwer haben

Vergabestellen wünschen sich innovative, spezialisierte Anbieter und wundern sich dann, warum bei jeder Ausschreibung dieselben Namen auf den Angeboten stehen. Die Antwort liegt selten am fehlenden Willen kleinerer Anbieter, sich zu bewerben. Sie liegt im Verfahren selbst. Wer genau hinschaut, findet mehrere strukturelle Hürden, die kleine, innovative Anbieter systematisch benachteiligen und zwar unabhängig davon, ob die Vergabestelle das beabsichtigt. Diese Hürden sind kein Naturgesetz. Sie sind das Ergebnis von Entscheidungen, die Vergabestellen bei der Gestaltung ihrer Verfahren treffen und die sich, mit dem richtigen Bewusstsein, auch anders treffen liessen.

Warum haben kleine Anbieter bei öffentlichen Ausschreibungen strukturell schlechtere Chancen?

Sechs Mechanismen wirken dabei besonders stark zusammen: das Lastenheft, die Projektmethodik, die Referenzanforderungen, die Eignungskriterien, die Fristen und die rechtlichen Formvorschriften. Jeder für sich wirkt oft harmlos. In Kombination filtern sie kleine Anbieter zuverlässig heraus, lange bevor die inhaltliche Qualität eines Angebots überhaupt geprüft wird.

Welche Rolle spielt Hermes bei der Benachteiligung kleiner Anbieter?

Hermes ist als Projektführungsmethode weit verbreitet in der öffentlichen Verwaltung und bringt einen bestimmten Grad an Formalismus mit: definierte Rollen, Phasenmodelle, umfangreiche Dokumentationspflichten. Grosse Anbieter unterhalten eigene Teams, die ausschliesslich Hermes-konforme Projektdokumentation produzieren. Ein kleines Team von fünf oder zehn Personen hat diese Kapazität selten – nicht, weil es die Methodik nicht beherrscht, sondern weil der administrative Aufwand im Verhältnis zum Auftragsvolumen unverhältnismässig gross wird.

Vergabestellen, die Hermes-Konformität pragmatisch statt maximalistisch verlangen, etwa durch schlanke Vorlagen statt vollständiger Dokumentensets bei Klein- und Mittelaufträgen senken diese Hürde spürbar, ohne die Projektsteuerung zu gefährden.

Warum schliessen Referenzanforderungen neue Anbieter fast per Definition aus?

Referenzen sind ein legitimes Eignungskriterium aber ihre konkrete Ausgestaltung entscheidet, wer überhaupt eine Chance hat. Wird verlangt, dass ein Anbieter «drei vergleichbare Projekte für öffentliche Auftraggeber in den letzten fünf Jahren» nachweist, schliesst das jeden neuen oder spezialisierten Anbieter kategorisch aus, unabhängig davon, wie gut seine Lösung ist. Ein junges Unternehmen mit exzellenter Nischenlösung hat schlicht noch keine drei Referenzen bei Behörden, weil es diesen Auftragstyp bislang nicht bearbeiten durfte. Das Kriterium reproduziert sich selbst: Wer keine Referenz hat, bekommt keinen Auftrag, und wer keinen Auftrag bekommt, bekommt nie eine Referenz.

Alternative Nachweise – vergleichbare Projekte in der Privatwirtschaft, Pilotprojekte, nachvollziehbare Fachkompetenz der Schlüsselpersonen lösen dieses Dilemma, ohne das Anliegen hinter der Referenzanforderung aufzugeben.

Wie wirken Fristen und Formvorschriften als zusätzlicher Filter?

Eine Ausschreibungsfrist von drei Wochen ist für ein Vertriebsteam, das ausschliesslich Angebote schreibt, komfortabel. Für ein Entwicklungsteam, das nebenher Kundenprojekte betreut, bedeutet dieselbe Frist entweder Überstunden oder Verzicht auf die Teilnahme. Dazu kommen rechtliche Formvorschriften, korrekte Eigenerklärungen, Unterschriftenregelungen, Nachweise zu Sozialversicherungsbeiträgen und Arbeitsbedingungen, die inhaltlich sinnvoll sind, aber spezialisiertes Wissen voraussetzen, über das grosse Anbieter routinemässig verfügen und kleine Anbieter sich für jede Ausschreibung neu aneignen müssen.

Keine dieser Anforderungen ist für sich problematisch. In der Summe erzeugen sie einen Verwaltungsaufwand, den nur Anbieter mit entsprechenden Kapazitäten souverän bewältigen, unabhängig von der Qualität ihrer eigentlichen Lösung.

Fazit

Keine Vergabestelle setzt sich morgens hin, um kleine Anbieter auszuschliessen. Aber jede der sechs Hürden ist eine Gestaltungsentscheidung, nicht ein Naturgesetz des Vergaberechts. Ein Lastenheft, das Ziele statt Systemdetails beschreibt, Referenzkriterien, die auch neue Anbieter erfüllen können, und ein Verwaltungsaufwand, der zum Auftragsvolumen passt, öffnen Ausschreibungen für mehr Wettbewerb – ohne die Anforderungen an die Lösung zu senken. Wer als Vergabestelle regelmässig dieselben drei Anbieter im Angebot sieht, lohnt sich, das eigene Verfahren mit dieser Liste zu prüfen.

Häufig gestellte Fragen

Bedeutet das, Vergabestellen bevorzugen bewusst grosse Anbieter?

In der Regel nicht bewusst. Die Hürden entstehen meist aus Routine, Risikominimierung und der Übernahme bewährter Vorlagen – nicht aus der Absicht, kleine Anbieter auszuschliessen. Genau deshalb lassen sie sich mit gezielten Anpassungen auch wieder senken.

Welche Rolle spielt Hermes konkret bei der Benachteiligung?

Hermes selbst ist neutral. Problematisch wird es, wenn die volle Dokumentationstiefe unabhängig vom Auftragsvolumen verlangt wird. Für Klein- und Mittelaufträge reichen oft schlankere, risikoadäquate Vorlagen.

Wie lassen sich Referenzanforderungen fairer gestalten, ohne das Risiko zu erhöhen?

Indem neben klassischen Behördenreferenzen auch vergleichbare Projekte aus der Privatwirtschaft, Pilotprojekte oder die nachweisbare Fachkompetenz der Schlüsselpersonen als gleichwertig anerkannt werden.

Was können Vergabestellen sofort umsetzen, ohne das Vergaberecht zu ändern?

Das eigene Lastenheft auf Systemdetails statt Ziele prüfen, Referenzanforderungen auf Verhältnismässigkeit testen und Fristen an die tatsächliche Angebotskomplexität anpassen, alles Anpassungen innerhalb des bestehenden rechtlichen Rahmens.