Wie Vergabestellen und Anbieter bei Ausschreibungen besser zusammenfinden

Öffentliche Ausschreibungen werden gern als Kräftemessen beschrieben: hier die Vergabestelle mit ihrem Pflichtenheft, dort der Anbieter mit seinem Angebot. Dabei sitzen beide eigentlich im selben Boot. Die Vergabestelle braucht eine Lösung, die im Alltag funktioniert. Der Anbieter braucht einen Auftrag, den er wirtschaftlich auch umsetzen kann. Trotzdem enden viele Verfahren frustriert mit Anbietern, die sich missverstanden fühlen, und Vergabestellen, die Angebote erhalten, die am eigentlichen Bedarf vorbeigehen. Der Grund liegt selten im schlechten Willen. Er liegt in unterschiedlichen Ängsten, Anreizen und blinden Flecken, auf beiden Seiten des Tisches.

Anbieter reagieren auf dieselbe Ausschreibung mit ganz unterschiedlichen Strategien

In der Praxis lassen sich grob drei Reaktionsmuster beobachten, sobald ein Anbieter eine Ausschreibung öffnet. Der erste Typ arbeitet die Unterlagen sauber und vollständig durch, schätzt die eigene Leistungsfähigkeit realistisch ein und tritt im fairen Wettbewerb an. Der zweite Typ ist von der Komplexität des Verfahrens eher überfordert: Er macht Flüchtigkeitsfehler und weiss sich preislich schlecht zu positionieren, liefert inhaltlich aber oft die solidere Umsetzung. Der dritte Typ rechnet taktisch. Er reizt den Preis bis an die Bewertungsgrenze aus, stellt möglichst viele Klärungsfragen, um den eigentlichen Bedarf zu verstehen und beobachtet genau, was der Wettbewerb macht.

Für Vergabestellen heisst das: Das günstigste oder das am professionellsten formatierte Angebot ist nicht automatisch das beste. Wer nur auf die Form achtet, filtert am Ende häufig genau den zweiten Anbietertyp heraus, den mit der eigentlich soliden Lösung.

Vergabestellen handeln aus Vorsicht, nicht aus Bosheit

Aus Anbietersicht wirken viele Vorgaben in Ausschreibungen unnötig eng oder kleinteilig. Aus Sicht der Vergabestelle sind sie meist Ausdruck von vier sehr menschlichen Reflexen. Erstens die Angst vor Veränderung: Was sich bewährt hat, wird tendenziell wieder ausgeschrieben, «haben wir immer schon so gemacht» ist selten böser Wille, sondern Risikovermeidung. Zweitens das Bedürfnis nach Sicherheit durch enge Vorgaben: Wer die Lösung bis ins letzte Detail spezifiziert, hofft, Überraschungen auszuschliessen und bekommt dafür oft teurere, weniger innovative Angebote. Drittens die Vermischung von Fach- und Lösungsexpertise: Die Vergabestelle kennt ihren Prozess am besten, der Anbieter die technische Lösung. Wer diese Grenze verwischt, schreibt Lösungen vor, die es besser gar nicht bräuchte. Viertens die Angst vor Kontrollverlust: Lösungsoffene Ausschreibungen werden gemieden, weil sie schwerer zu bewerten und rechtlich angreifbarer wirken.

Keiner dieser Reflexe ist für sich genommen unvernünftig. In der Summe führen sie aber genau zu den Ausschreibungen, über die sich Anbieter am meisten beklagen.

Klarer Kontext verhindert die teuersten Missverständnisse

Ein grosser Teil der Reibung lässt sich mit vergleichsweise kleinen Anpassungen an der Ausschreibung selbst auflösen.

Drei Anpassungen wirken aus Anbietersicht am stärksten. Kontext statt nur Kriterien: Steht im Lastenheft, warum eine Anforderung gewünscht ist, kann der Anbieter mitdenken statt nur abzuhaken. Profile statt Personen: Wer Rollen und Kompetenzen verlangt statt einzelner Namen, bekommt auch von kleineren, spezialisierten Anbietern gute Angebote. Und bei echter Innovation lohnt sich ein agiler Ansatz nach dem MVP-Prinzip mehr als ein durchspezifiziertes Vollpflichtenheft, das am Ende ohnehin angepasst werden muss.

Beide Seiten profitieren von einem früheren, offeneren Austausch

Vorgängige Marktabklärungen sind erlaubt und in der Praxis üblich, solange am Ende alle Anbieter dieselben Informationen erhalten und niemand bevorzugt wird. Wer als Vergabestelle vor dem Verfahren mit zwei, drei Anbietern über den Markt spricht, bekommt ein realistisches Bild davon, was technisch sinnvoll und wirtschaftlich vertretbar ist und schreibt am Ende weniger an der Realität vorbei aus.

Zwei weitere Punkte helfen zusätzlich: verlässliche Mengengerüste statt grober Schätzungen, damit Anbieter nicht auf Verdacht kalkulieren müssen, und die Erlaubnis, Subunternehmer auch bei relevanteren Rollen einzusetzen. Beides kostet die Vergabestelle nichts, es öffnet das Feld aber für Anbieter, die sonst gar nicht erst mitbieten.

Fazit

Weder Vergabestellen noch Anbieter können die Spielregeln der Ausschreibung im Alleingang ändern. Beide Seiten können aber die Reibung senken, indem sie die Motive der anderen Seite ernst nehmen statt sie als Gegner zu behandeln. Wer als Vergabestelle Kontext liefert statt nur Kriterien, bekommt am Ende genau die Angebote, die er eigentlich wollte.

Häufig gestellte Fragen

Warum wirkt eine Ausschreibung für Anbieter oft wie eine Blackbox?

Weil viele Vorgaben ohne den Kontext erklärt werden, der zu ihrer Entstehung geführt hat. Ohne diesen Hintergrund lässt sich schwer einschätzen, was wirklich verhandelbar ist und was nicht.

Welche Anbietertypen begegnen Vergabestellen in der Praxis am häufigsten?

Drei wiederkehrende Muster: der professionelle, korrekt kalkulierende Anbieter, der inhaltlich starke, aber im Verkauf schwächere Anbieter, und der taktisch rechnende Anbieter, der Preis und Bewertungskriterien gezielt ausreizt.

Warum halten Vergabestellen oft an sehr engen Spezifikationen fest?

Meist aus Sicherheitsbedürfnis und der Sorge vor Überraschungen, nicht aus mangelndem Interesse an guten Lösungen. Enge Vorgaben schliessen aber häufig gerade die innovativeren Angebote aus.

Dürfen Vergabestellen vor der Ausschreibung mit Anbietern sprechen?

Ja. Marktabklärungen vor dem eigentlichen Verfahren sind zulässig und üblich, solange am Ende alle Anbieter dieselben Informationen erhalten und keiner bevorzugt wird.

Was können Vergabestellen konkret ändern, um bessere Angebote zu erhalten?

Kontext statt reiner Kriterien liefern, Profile statt Personen verlangen und bei echter Innovation lösungsoffen statt bis ins letzte Detail spezifizieren.