Woran erkennen ernsthafte Anbieter eine schlecht gemachte Ausschreibung? 8 Warnsignale für Vergabestellen

Anbieter scheitern oft, bevor sie überhaupt mit dem Angebot begonnen haben. Nicht aus Zufall oder Pech: Erfahrene Anbieter prüfen eine Ausschreibung anhand fester Kriterien, lange bevor sie sich inhaltlich mit dem Lastenheft befassen. Braucht das mehr als eine Minute, ist das selbst schon ein Signal. Für eine Vergabestelle ist genau das der interessante Teil. Wer weiss, woran Anbieter eine Ausschreibung festmachen, kann die eigenen Unterlagen an denselben acht Punkten spiegeln und sieht schwarz auf weiss, wo gute Anbieter vermutlich abspringen, bevor die erste Offerte überhaupt eintrifft.

Acht Fragen entscheiden, ob ein Anbieter überhaupt in die inhaltliche Prüfung einsteigt

Ist es eine «Fake»-Ausschreibung, die schon vergeben ist und nur pro forma öffentlich läuft? Handelt es sich um eine Neu-oder eine Ersatzbeschaffung? Sind die Eignungskriterien klar? Welche Referenzen werden verlangt? Welche Nachweise? Ist eine On-Premise-Installation Pflicht? Welche Konzepte werden gefordert? Und, ganz am Ende: Wie hoch ist der Aufwand fürs Angebot? Diese acht Fragen entscheiden oft, ob ein Anbieter überhaupt tiefer einsteigt oder die Ausschreibung wieder zuklappt.

Für die eigene Ausschreibung heisst das: jede dieser acht Fragen sollte sich beim ersten Durchlesen eindeutig beantworten lassen. Bleibt eine davon vage, ist das kein Detail, es ist der Punkt, an dem ein guter Anbieter aussteigt.

Handelt es sich um eine Neu- oder eine Ersatzbeschaffung? Was sind die Eignungskriterien? Welche Referenzen werden gefordert? Welche Nachweise werden verlangt? Ist eine On-Premise-Installation Pflicht? Welche Konzepte sind gefordert? Und: Wieviel Aufwand werde ich haben? Diese acht Fragen entscheiden oft, ob ein Anbieter überhaupt in die inhaltliche Prüfung einsteigt.

Der erwartete Aufwand entscheidet über Teilnahme oder Verzicht

Eine Ausschreibung zu bearbeiten kostet Zeit und Geld, ohne Erfolgsgarantie. Deshalb ist der erwartete Aufwand für die Angebotserstellung eines der acht zentralen Signale und meistens das, an dem kleinere, spezialisierte Anbieter zuerst scheitern. Meistens scheitert der Aufwand für die Angebotserstellung an sich, unabhängig davon, wie gut ihre Lösung wäre.

Sieben konkrete Anpassungen machen eine Ausschreibung für Anbieter attraktiver

Aus Anbietersicht wiederholen sich dieselben Wünsche von Ausschreibungen zu Ausschreibungen:

Referenzen verlangen, aber die Grenzen weiter fassen, ein Projekt muss nicht zwingend abgeschlossen sein, ein artverwandter Bereich sollte ebenfalls zählen.
Bei echter Innovation agile Ansätze nach dem MVP-Prinzip zulassen, statt Wasserfall-Vorgaben zu machen.
Nicht bestimmte Personen verlangen, sondern Profile und Kompetenzen.
Subunternehmen erlauben, auch bei relevanter Rollen.
Bei einer Ersatzbeschaffung bewusst entscheiden, ob Innovation gewünscht ist und diese Entscheidung konsequent in der Ausschreibung umsetzen.
Unterlagen so gestalten, dass sie nicht nur Kriterien definieren, sondern auch Kontext geben: warum Anforderungen gestellt wird.
Verlässliche Zahlen zu Mengengerüste liefern, damit Anbieter den Aufwand realistisch kalkulieren können.

Diese Liste ist für Vergabestellen mehr als ein Wunschzettel

Jeder dieser sieben Punkte adressiert eine konkrete Hürde, an der Anbieter aus eigener Erfahrung immer wieder abspringen. Eine Vergabestelle, die diese Punkte kennt, kann gezielt gegensteuern, ohne die fachlichen Anforderungen an die Lösung auch nur einen Punkt zu senken.

Kleine Gestaltungsentscheidungen wiegen öfter schwerer als grundsätzliche Verfahrensfragen

Die acht Prüffragen und die sieben Anpassungswünsche zeigen dasselbe Muster: es sind meist kleine, konkrete Gestaltungsentscheidungen, nicht grundsätzliche Verfahrensfragen, die darüber entscheiden, ob sich ein Anbieter überhaupt die Mühe eines Angebots macht.

Fazit

Als Vergabestelle verliert man gute Anbieter selten wegen der Qualität der eigenen Ausschreibung im engeren Sinne. Man verliert sie an den acht Signalen, die über die Teilnahme entscheiden, oder an starren Vorgaben, die sich mit wenig Aufwand vermeiden liessen. Wer diese Anbieterperspektive kennt und die eigenen Unterlagen daran spiegelt, gestaltet Ausschreibungen, die mehr passende Angebote anziehen, nicht nur mehr Angebote.

Häufig gestellte Fragen

Welche acht Fragen prüfen Anbieter vor der Teilnahme an einer Ausschreibung?

Ob es eine «Fake»-Ausschreibung ist, ob es sich um eine Neu- oder Ersatzbeschaffung handelt, welche Eignungskriterien, Referenzen und Nachweise gefordert werden, ob eine On-Premise-Installation Pflicht ist, welche Konzepte verlangt werden und wie hoch der Aufwand ausfällt.

Warum sollten Vergabestellen Referenzanforderungen flexibler gestalten?

Weil zu strenge Referenzanforderungen gerade jene Anbieter ausschliessen, die zwar geeignet, aber noch nicht in exakt dieser Konstellation tätig waren.

Was bedeutet "Profile statt Personen" in einer Ausschreibung?

Statt namentlich benannte Personen zu verlangen, sollten Vergabestellen Kompetenzprofile fordern. Das gibt Anbietern mehr Flexibilität beim Ressourceneinsatz, ohne dass die Vergabestelle auf Qualitätssicherung verzichten muss.

Warum schreckt eine pauschale On-Premise-Pflicht Anbieter ab?

Viele moderne Anbieter sind auf Cloud- oder SaaS-Betrieb ausgelegt und können eine On-Premise-Installation gar nicht oder nur mit erheblichem Mehraufwand anbieten. Sinnvoll ist die Pflicht dort, wo sie aus Datenschutz- oder Sicherheitsgründen tatsächlich nötig ist, nicht als Standardklausel, die einfach aus der letzen Ausschreibung übernommen wurde.