IT-Assessment bei Real Estate Management

Der Auftrag und das Kundenversprechen der bonacasa AG besteht in der Schaffung einer neuen Ära der Lebensfreude für Menschen jeder Generation und Lebenssituation, indem radikal durchdachte Gebäude, bahnbrechende Technologien, innovative Dienstleistungen und eine transformative soziale Vernetzung kombiniert werden, um ein Leben voller Freiheit, Würde und Selbstbestimmung zu ermöglichen. Ein Leben lang. Das bonacasa Konzept besteht aus drei Bereichen. Die Grundlage bildet ihr B2B-Smart Living Ökosystem mit über 40 Partnern aus unterschiedlichen Themenbereichen. Hier entstehen die Innovationen und individuellen Lösungen für ihre Kundinnen und Kunden, die vor dem Markteintritt in ihre Erlebniswohnungen in Oensingen auf Herz und Nieren geprüft werden. Mit den bonacasa Professional Services begleitet bonacasa Immobilienbesitzerinnen- und besitzer strukturiert und transparent von der Idee bis zur Betriebsübernahme. Die Smart Living Solutions beinhalten alle Dienstleistungen, die es im Alltag braucht für ein smartes und junges Leben für alle Generationen. Die bonacasa hatte über mehrere Jahre eine Individuallösung zur Bewirtschaftung der Immobilien sowie der zugehörigen Servicelandschaft entwickeln lassen. Mit Blick auf das geplante Wachstum stand die Frage im Raum, ob die Lösungen dem gewachsen sind und die notwendige Maturität und Stabilität aufweisen. Die Batix Schweiz AG wurde von bonacasa AG beauftragt, eine umfassende Bewertung der IT-Lösungslandschaft mit einem besonderen Fokus auf Skalierbarkeit im Hinblick auf das angestrebte Wachstum und die Digitalisierung der Prozesse durchzuführen.

Mit einem Near Shoring Team wurden die IT-Systeme über Jahre aufgebaut. Dabei lag die Umsetzungskompetenz bei dem Near Shoring Partner. bonacasa hat das notwendige Anforderungsmanagement betrieben und die Weiterentwicklung mit klaren Inputs aus der Praxis vorangetrieben. Somit gab es eine klare Aufgabenteilung.

Für bonacasa stellte sich die Frage, ob die entwickelte IT-Landschaft für das geplante Unternehmenswachstum bereit ist. Kann das Systeme eine deutliche Vergrösserung der Kundenbasis bewältigen und ist es flexibel genug auf sich verändernde Angebote zu reagieren, ohne dass eine substanzielle Reinvestition getätigt werden muss? Mit diesen Fragen ist die bonacasa auf die Batix zugegangen und hat uns mit der Beantwortung dieser Fragen beauftragt.

Wir haben uns als erstes einen Überblick über die Lösung und den Entwicklungsprozess verschafft. Hierfür haben wir einen strukturierten Fragebogen entwickelt, der sowohl von bonacasa wie auch dem Near Shoring Partner beantwortet wurde. Ausgehend davon erfolgt ein Review der relevanten Prozesse wie Anforderungsanalyse und Releaseplanung sowie eine vertiefte Untersuchung des Source Codes sowie der eingesetzten Tools und Bibliotheken.

Unser Assessment ergab, dass die implementierten Lösungen kein klares Alleinstellungsmerkmal (USP) auf dem Markt bieten. Trotz einer mehrjährigen Entwicklungszeit und beträchtlichen Investitionen bestanden immer noch erhebliche Medienbrüche, bei denen Daten manuell übertragen werden müssen, sowie unvollständig digitalisierte Prozesse.

Die Programmierung durch die Entwickler zeichnete sich durch ein hohes handwerkliches

Können und eine gute Umsetzungsqualität aus. Trotz der Komplexität des Gesamtsystems entsprach die Lösung den Anforderungen, die bei der Entwicklung eines individuellen Branchen-ERP-Systems und einer begleitenden B2C-App gestellt werden. Allerdings zeigen sich deutliche Defizite in einigen Bereichen.

Im Ergebnis standen für bonacasa notwendige Investitionen an, da einige der eingesetzten Systeme veraltet oder am Ende ihres Lebenszyklus angekommen waren und erneuert werden mussten.

Unsere Empfehlung für bonacasa als Ergebnis unseres Assessment war die Prüfung von Standardlösungen als Ersatz für die Individuallösung. Eine erste Prüfung der am Markt befindlichen Lösungen hatte bereits bei einer oberflächlichen Betrachtung passende Alternativen identifiziert.

Eine solche Umstellung auf Standardlösungen ermöglicht der bonacasa, die technologische, gesetzliche und inhaltliche Weiterentwicklung der IT-Lösungen an einen oder mehrere Lieferanten zu übergeben und damit wirtschaftliche und operationelle Risiken zu minimieren.

In der Folge haben wir die bonacasa bei der Neuausrichtung der IT-Organisation unterstützt, zeitweise die Rolle des CIO übernommen, die Anforderungen und Use Cases für neue Lösungen erhoben und eine Evaluation möglicher Lösungen durchgeführt.

Schlussendlich mündeten unsere Bemühungen in einem klaren Konzept der Ablösung der Individuallösung und der zugehörigen App für die Mieter durch ZOHO CRM. Durch den Einsatz der Standardlösungen des ZOHO ONE Ökosystems können die jährlichen IT-Kosten massiv reduziert werden. Ausserdem kann sich bonacasa auf seine Kernkompetenzen konzentrieren und den Betrieb und die Weiterentwicklung der IT-Landschaft an einen Standardsoftwareanbieter in Kombination mit einem Dienstleister delegieren. Damit werden klare Verantwortlichkeiten geschaffen, die bonacasa in die Rolle eines »Bestellers« gebracht und damit Risiken und Verantwortlichkeiten klar getrennt.