Begleitung von Ausschreibungen
Bessere Unterlagen, weniger Rückfragen, bessere Angebote.
Wie gut die Angebote bei einer öffentlichen Ausschreibung ausfallen, entscheidet sich zu einem grossen Teil schon in den Unterlagen, auf denen die Anbieter ihre Offerten aufbauen. Wir begleiten Vergabestellen von der ersten Bedarfsklärung bis zum Zuschlag. Mit einem Team aus Ausschreibungsexperte und Anforderungsanalyst und mit der Erfahrung eines Unternehmens, das selbst als Anbieter Offerten einreicht.
Wo Ausschreibungen ins Stocken geraten
Unklare Anforderungen zeigen sich spätestens in der Fragerunde. Die Anbieter stellen Rückfragen, die Vergabestelle publiziert Antworten und Berichtigungen auf simap.ch, und manchmal muss die Eingabefrist verschoben werden. Am Ende liegen Angebote auf dem Tisch, die sich schwer vergleichen lassen, weil jeder Anbieter die Lücken im Lastenheft auf seine eigene Art gefüllt hat.
Was in der Ausschreibung offen bleibt, holt das Projekt später ein, meistens in Form von Nachträgen und Diskussionen darüber, was eigentlich bestellt wurde.
Zwei Rollen, ein Team
Gute Ausschreibungsunterlagen brauchen zwei Arten von Wissen: das vergaberechtliche und das fachliche darüber, was Ihre Organisation tatsächlich braucht.
Ausschreibungsexperte
Zuständig für das Verfahren: welches Verfahren beim jeweiligen Auftragswert zulässig ist, wie Eignungs- und Zuschlagskriterien formuliert und gewichtet werden, nach welcher Methode der Preis bewertet wird und wie alles dokumentiert sein muss, damit sich der Zuschlag begründen lässt.
Anforderungsanalyst
Sitzt mit Ihren Fachbereichen am Tisch, erarbeitet die Anforderungen und sucht darin nach Lücken und Widersprüchen, bis jede Anforderung so beschrieben ist, dass ein Anbieter sie verbindlich offerieren kann.
Wir kennen beide Seiten des Tisches
Batix macht selbst bei öffentlichen Ausschreibungen als Anbieter mit. Wir wissen deshalb, an welchen Stellen Anbieter beim Lesen der Unterlagen hängen bleiben.
Diese Erfahrung fliesst in die Unterlagen unserer Kunden ein. Wir formulieren Anforderungen so, wie ein Anbieter sie braucht, um ein belastbares Angebot zu kalkulieren. Und bevor die Unterlagen auf simap.ch gehen, prüfen wir sie aus Anbietersicht:
- Lässt sich jede Anforderung offerieren?
- Lässt sich jedes Kriterium bewerten?
Profilanforderungen, die sich auf zwei Arten verstehen lassen.
Zuschlagskriterien, bei denen offen bleibt, wie bewertet wird.
Wir hatten auch schon eine Preisbewertung vor uns, die als «linear» beschrieben war, deren Formel aber nirgends stand.
Mehr Klarheit hilft allen Beteiligten
Für Anbieter
- Weniger Rückfragen
- Weniger Unsicherheit in der Kalkulation
- Angebote, die sich mit den anderen vergleichen lassen
Für die Vergabestelle
- Bewertung auf belastbarer Grundlage
- Ein Zuschlag, der sich begründen lässt
- Weniger Nachträge und Streit über den Leistungsumfang
Der Nutzen reicht über den Zuschlag hinaus: Mehr Klarheit auf beiden Seiten führt zu besseren Projekten.
Unsere Leistungen
Je nach Ausgangslage übernehmen wir einzelne Schritte oder begleiten die ganze Beschaffung.
Bedarfsklärung und Verfahrenswahl
Wir klären mit Ihnen Ziel, Umfang und Auftragswert und leiten daraus das passende Verfahren ab, nach IVöB (Kantone und Gemeinden) oder BöB (Bund), vom Einladungsverfahren bis zum offenen Verfahren im Staatsvertragsbereich. Dazu gehört ein realistischer Zeitplan bis zum Zuschlag.
Anforderungsanalyse
In moderierten Workshops erarbeiten wir mit Ihren Fachbereichen strategische Ziele, Anforderungen und Kennzahlen, validieren sie Schritt für Schritt und legen fest, was Muss- und was Kann-Kriterium ist.
Marktabklärung
Wir werten vergleichbare Ausschreibungen auf simap.ch aus und zeigen Ihnen, wie andere Vergabestellen ähnliche Beschaffungen aufgebaut haben.
Lastenheft und Ausschreibungsunterlagen
Wir erstellen das Lastenheft, die Eignungs- und Zuschlagskriterien mit Gewichtung und dokumentierter Preisbewertung sowie Preisblatt und Formulare für die Angebotseinreichung.
Begleitung im Verfahren
Wir beantworten mit Ihnen die Fragen der Anbieter, unterstützen Sie bei der Bewertung der Angebote, bereiten Präsentationen und Fachgespräche mit den offerierten Schlüsselpersonen vor und arbeiten den Zuschlagsantrag aus.
Sie planen eine Beschaffung?
Sprechen Sie mit uns, am besten bevor die erste Zeile des Lastenhefts geschrieben ist.